Innovatie

Smartfile

Opschaling

Smartfile is een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) dat samen met 15 fysiotherapiepraktijken is ontwikkeld. Dankzij machine learning en artificial intelligence werkt Smartfile sneller dan de huidige EPD’s die op de markt zijn. Met Smartfile kan de fysiotherapeut de administratietijd halveren en daarnaast geeft het product betekenisvolle feedback over de uitgevoerde behandelingen.

Digitalisering

Informatie-uitwisseling

Medisch technologische innovaties

(Tele)monitoring

Regio Utrecht

Janine Stubbe

https://www.smartfile.nl

Probleemstelling

Fysiotherapiepraktijken zijn afhankelijk van zorgverzekeraars bij het bepalen van de behandeltarieven. Hogere tarieven worden verstrekt aan praktijken die kwalitatief goede, effectieve en doelmatige zorg leveren. Zorgverzekeraars bepalen aan de hand van dossiervorming of de praktijk hoogwaardige zorg levert of juist niet. Praktijken geven massaal aan dat deze dossiervorming tot grote frustratie leidt. Twee knelpunten worden benoemd:
1. De dossiers bevatten zeer belangrijke gegevens die kunnen leiden tot een kwaliteitsverbetering van de patiëntenzorg. De huidige systemen zijn niet ingericht om deze gegevens te achterhalen en op betekenisvolle wijze terug te koppelen.
2. De dossiervorming kost te veel tijd en daardoor geld. Per dag zijn therapeuten minimaal 1 tot 2 uur kwijt aan administratie. Ze houden minder tijd over om patiënten te behandelen. Dit leidt tot minder declarabele uren bij de zorgverzekeraar.

Oplossing

Het slimme EPD voor fysiotherapeuten dat de administratietijd halveert en betekenisvolle feedback geeft over de behandelingen

Doelgroep

Het EPD is ontwikkeld voor fysiotherapeuten in Nederland. Volgens cijfers van het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF), de beroepsvereniging voor fysiotherapeuten, staan er in 2019 in totaal 34.501 fysiotherapeuten in het BIG-register.
Je mag alleen de titel fysiotherapeut voeren als je geregistreerd staat in het BIG-register. Om deze titel te mogen (blijven) voeren moet je je elke vijf jaar opnieuw registreren als fysiotherapeut in het BIG-register. Met onze applicatie willen we minimaal 10% van het totaal aantal fysiotherapeuten gaan bedienen.

Verdienmodel

Het verdienmodel is als volgt opgebouwd:
- Kosten hosting data: 8.000 euro op jaarbasis
- Kosten kantoorruimte: 7.000 euro op jaarbasis
- Salariskosten worden tot 2021 gedekt via onderzoekssubsidies
De jaarlijkse kosten zijn daardoor 15.000 euro.
Per gebruiker wordt een abonnement van 59,95 euro inclusief BTW afgesloten, dus 49,55 euro exclusief BTW. Omzet per gebruiker is daardoor per jaar 594,55 euro. Deze abonnementskosten zijn marktconform. Smartfile is sinds september 2019 op de markt. Wij verwachten eind 2020 minimaal 100 betalende klanten te hebben, resulterend in een omzet van 59.455 euro.
De geschatte winst voor 2020 zal daardoor uitkomen op 44.455 euro.

Er staan 34.501 fysiotherapeuten in het BIG-register. Een marktaandeel van 10% leidt tot een marktpotentieel van 3.450 fysiotherapeuten. Wij verwachten dat het haalbaar is om eind 2023 dit aantal eindgebruikers resulterend in een omzet van ruim 2 miljoen euro op jaarbasis.

Geïnvesteerd vermogen

€ 100 duizend-1miljoen

Concurrentie

Uit een vragenlijst uitgezet door het Comité Zorg Geen Markt blijkt dat administratie leidt tot grote frustratie bij fysiotherapeuten. In totaal vulden 2.102 therapeuten de vragenlijst in. De belangrijkste conclusie uit het rapport was dat de verslaglegging de praktijken te veel tijd en geld kostten en dat het registreren niet als zinvol werd gezien door therapeuten. Praktijken geven in het rapport aan dat ze erg ontevreden zijn over de producten die op de markt beschikbaar zijn en zitten daarom met smart te wachten op een goed werkend EPD. Dit hebben de praktijken ook aangegeven aan de huidige softwareaanbieders, maar die komen niet in bewegen. Deze softwarebedrijven hebben namelijk een monopoliepositie. Vier softwarebedrijven, te weten Abakus, Fysioroadmap, Fysiomanager en Intramed, zijn de grootse spelers op de markt wat betreft dossiersoftware binnen de fysiotherapie. Gezamenlijk hebben ze een marktaandeel van 95%. Praktijken betalen nog steeds voor de niet-functionerende software, omdat er geen alternatief is. Er is daarom geen urgentie bij deze softwarebedrijven om aanpassingen aan de huidige software door te voeren. Dit is dan ook de reden dat 15 fysiotherapeuten ons benaderd hebben om gezamenlijk een gebruiksvriendelijk EPD te ontwikkelen.

Unieke kenmerken

Smartfile onderscheidt zich van andere EPD's doordat:
1. fysiotherapeuten nauw betrokken zijn bij de ontwikkeling en doorontwikkeling van het product. Zij hebben zelf aangegeven welke feedback ze willen ontvangen over de gegevens die ingevoerd worden. Door de eindgebruikers nauw te betrekken bij het ontwikkelproces is de gebruiksvriendelijkheid van het product zeer hoog.
2. het EPD gemaakt is onder leiding van Angelo Richardson (een software-ontwikkelaar die zelf twintig jaar lang actief is geweest als fysiotherapeut). Angelo spreekt zelf de taal van de fysiotherapeuten en weet als geen ander waar therapeuten tegen aan lopen bij de dagelijkse werkzaamheden. Dit bevordert de implementatie van het product in de fysiotherapiepraktijk.
3. het product gebruikt state-of-the art kennis over machine learning en artificial intelligence, resulterend in slimme strategieën om gegevens in te voeren. Zo werkt Smartfile niet met allerlei tabbladen, maar kun je informatie invoeren in een zoekbalk en zet het systeem automatisch de tekst in het juiste tekstveld. Dit halveert de administratietijd en voorkomt dubbel invoeren van gegevens.
3. je niet contracten voor jaren hoeft aan te schaffen. Je kunt elke maand de licentie opzeggen. Huidige EPD leveranciers werken vaak met contracten voor 1 jaar en zelfs contracten van 3 jaar zijn geen uitzondering. Smartfile is veel flexibeler, waardoor de fysiotherapeut niet hoeft te anticiperen op veranderingen in patiëntenaantallen.
4. je niet direct met een hele praktijk over hoeft te stappen. Het is ook mogelijk om 1 fysiotherapeut te laten starten met het nieuwe EPD en pas over te stappen als de pilot naar volle tevredenheid is afgerond.

Intellectueel eigendom

Het intellectueel eigendom ligt bij softwarebedrijf Umance, waar wij de oprichters en aandeelhouders van zijn. Wij beschikken dus zelf volledig over het intellectueel eigendom.

Organisatie

Smartfile is ontwikkeld door softwarebedrijf Umance. Umance is opgericht in maart 2018 en is een besloten vennootschap (BV). Umance bestaat uit twee vaste medewerkers en een aantal ZZP'ers die ingehuurd worden voor specifieke werkzaamheden (bijvoorbeeld back-end development en front-end development). We verwachten door te groeien naar 5 fte in 2023: 1 fte voor directeur (inclusief sales), 2 fte voor software-ontwikkeling, 1 fte voor business development en 1 fte voor research and development

Beschrijving pilotfase

De verbeterpunten uit de testen (onderdeel 1 en 2) zijn doorgevoerd in een nieuwe versie van Smartfile (betaversie). Doel van de pilotfase was om de gebruiksvriendelijkheid te testen van de beta versie van Smartfile middels een cognitive walkthrough aanpak. Dit is een vorm van een focusgroep, waarbij je stap voor stap door een systeem loopt. Drie taken werden met de deelnemersgroep uitgevoerd (inplannen afspraak, bekijken dossier en toevoegen nieuwe bevindingen).

Betrokken partners

In de pilotfase zijn 5 fysiotherapeuten van 1 praktijk betrokken geweest. Zij hebben de cognitive walkthrough doorlopen en middels een focusgroepgesprek hun feedback gegeven over het systeem. Deze fysiotherapeuten hebben dus een essentiële rol gespeeld in de doorontwikkeling van Smartfile.

Aantal gebruikers pilot

0-10

Onderzoeksresultaten

Deze betaversie is besproken en werd zeer positief ontvangen. Slechts kleine verbeterpunten (aanpassingen aan buttons, verbeteren doorverwijzingen en versimpelen van de Smartbar) zijn doorgevoerd in de definitieve versie van het systeem. Deze applicatie getiteld Smartfile is volledig operationeel en in september 2019 op de markt gebracht.

Implementatiestrategie

We gaan voor een zeer laagdrempelige strategie. De huidige aanbieders willen dat praktijken direct met alle fysiotherapeuten overstappen en een contract afsluiten voor 1 tot 3 jaar. Wij zijn overtuigd van de kwaliteit van ons product en pakken dit anders aan:
- Praktijken worden door ons benaderd of benaderen ons zelf;
- Er wordt een afspraak gemaakt op de praktijk voor een demo van het systeem waar geïnteresseerde fysiotherapeuten bij aan kunnen sluiten;
- Van de aanwezige fysiotherapeuten wordt 1 persoon aangewezen als koploper;
- De praktijk sluit 1 licentie af met de mogelijkheid om na een maand de licentie op te zeggen en het maandbedrag terug te krijgen als Smartfile niet naar volle tevredenheid gebruikt wordt;
- De koploper gaat Smartfile een maand lang gebruiken als EPD en wordt daarbij begeleid door Angelo;
- Na één maand wordt de balans opgemaakt. Bij volle tevredenheid gaat de koploper zelf de rest van het team trainen om Smartfile te gebruiken (uiteraard met ondersteuning van Angelo).

Hierdoor blijkt het voor ons haalbaar om met weinig FTE een groot klantenbestand op te bouwen. Dit levert een grotere winst op voor Umance. Daarnaast versterkt deze strategie het draagvlak bij de klant. De koploper is enthousiast en voelt zich verantwoordelijk om de implementatie te laten slagen.

Behaalde prestaties of gewonnen awards

1. Feyenoord, Het Nationale Ballet en Scapino Rotterdam maken inmiddels gebruik van softwareproducten die door Angelo, Janine en het team zijn ontwikkeld.
2. Het onderzoeksteam heeft voor de ontwikkeling van deze producten een RAAK-award 2018 ontvangen (prijs voor het beste praktijkgerichte onderzoek van 2018).
3. Janine is voor haar werk op het gebied van dossiervorming binnen studentenpopulaties genomineerd voor lector van het jaar 2018.
4. Angelo en Janine zijn in 2016 geselecteerd vanuit de HvA voor een ACE incubator bootcamp van 1 week. Na deze week moest er een pitch gegeven worden voor investeerders. Angelo en Janine zijn destijds als één van de drie start-ups geselecteerd voor het ACE incubator programme en hebben een half jaar lang ondersteuning gekregen bij het opzetten van hun bedrijf door experts op het gebied van onder andere financiën, marketing, juridisch zaken en ondernemerschap.

Productontwikkeling

Op dit moment is het product op de markt gebracht. We streven ernaar om per kwartaal nieuwe releases van het product af te leveren, waarbij we dan de input van de eindgebruikers als leidend laten zijn. Een eerste feedbackronde heeft geleid tot de volgende top 3:
1. Spraakherkenning
2. Toevoegen van vragenlijsten, zoals Patient Reported Experience Measure
3. Toevoegen van video's om huiswerk voor de patiënt mee te kunnen geven

Internationale ambitie

Wij hebben op dit moment geen internationale ambities. Afzetmarkt in Nederland is groot genoeg, net als de interesse in het product. Dossiervorming in het buitenland is anders, door andere wet- en regelgeving.

Omzet

€ 0-10k