Innovatie

Koppeling ECD met AFAS

Opschaling

Als professional wil je het liefst bezig zijn met je cliënten / patiënten. En dus bij voorkeur zo min mogelijk met administratieve werkzaamheden. De koppeling met AFAS helpt je daarbij. We verzorgen een digitale brug tussen het primair proces en het financieel proces. Dit betekent dat een hulpverlener in het ECD (het cliëntregistratiesysteem, zoals myneva) kan blijven werken en de administratieve medewerker in het financiële systeem (AFAS). De koppeling zorgt ervoor dat relevante informatie automatisch én continu in beide systemen geactualiseerd wordt. Zonder inloggen in een ander systeem en zonder het dubbel invoeren van gegevens. Het resultaat? Je bent minder tijd kwijt aan administratieve taken en houdt meer tijd over voor het helpen van cliënten / patiënten.

Informatie-uitwisseling

Digitalisering

Medisch technologische innovaties

Wearable

Regio Utrecht

Bertil Brandse

https://www.thorax.nl/afas/

Probleemstelling

Neos, een organisatie die zich onder andere richt op maatschappelijke opvang, is zo’n organisatie die de koppeling in praktijk gebruikt. Wanneer er bijvoorbeeld een woning wordt aangevraagd in verband met een traject ‘begeleid wonen’, dan wordt er vaak veel dubbel geregistreerd. Eerst worden er gegevens in het cliëntregistratiesysteem (myneva) gezet, vervolgens worden (grotendeels dezelfde) gegevens in het financiële systeem (AFAS) ingevoerd. Dit voorbeeld spreekt voor zich: er gaat onnodig veel tijd verloren. Bovendien is de kans op fouten relatief groot en levert het uitvoeren van dubbele werkzaamheden meestal weinig energie. Als de dubbele werkzaamheden al uitgevoerd worden.

Oplossing

Als professional wil je het liefst bezig zijn met je cliënten. En dus zo min mogelijk met administratieve werkzaamheden. Deze koppeling is een digitale brug tussen het primair proces en het financieel proces. De professional kan in het ECD blijven werken en de administratieve medewerker in het financiële systeem.

Doelgroep

In eerste instantie is deze specifiek koppeling geschikt voor alle organisaties in Nederland die met begeleid en beschermd wonen te maken hebben.
In 2020 vielen er in Nederland alleen al 37.925 cliënten onder Beschermd Wonen (bron: https://www.cbs.nl/-/media/_excel/2021/27/maatwerktabellenset-beschermd…)

Deze koppeling is modulair opgebouwd en eenvoudig aan te passen en uit te breiden, zodat ook andere informatie tussen het ECD en AFAS kan worden uitgewisseld.
De doelgroep verbreedt daarmee tot (bijna) alle organisaties in Nederland in het sociaal domein, met name maatschappelijke opvang, jeugdzorg, GGZ en maatschappelijk werk.

Verdienmodel

We zijn op dit moment een marktonderzoek aan het doen om beter zicht te krijgen op de verwachte afzet-aantallen en bijbehorende pricing.

Het princing-model bestaat dan enerzijds uit een eenmalige bijdrage (licentie en projectkosten) en anderzijds uit een maandelijks beheerbedrag (infrastructuur, updates en support).

Geïnvesteerd vermogen

€ 10-100 duizend

Concurrentie

We starten deze innovatie met een koppeling tussen myneva en AFAS. In dit speelveld hebben we geen concurrentie: de partners myneva en AFAS werken hierin mee.
Dit wil niet betekenen dat een organisatie zo maar 'ja' zal zeggen. We moeten (en kunnen) bewijzen dat de zorgkosten met deze innovatie verlaagd worden:
- besparing op tijd, dus geld, door minder dubbele handeling
- besparing op tijd, dus geld, door minder fouten en daardoor benodigde herstel-acties
- besparing op frustratie en stress, door minder administratie en meer automatisering
- besparing op licenties (zorgprofessionals hoeven niet meer in AFAS, medewerkers bedrijfsvoering hoeven niet meer in het ECD)

Als we gaan opschalen naar andere doelgroepen binnen het sociaal domein, blijven we in eerste instantie ook zonder concurrentie: we blijven hierin partneren met myneva en AFAS.

Pas als we in de toekomst (eventueel) gaan opschalen naar andere ECD's, dan kunnen krijgen we concurrentie krijgen van andere (koppel)partijen.

Unieke kenmerken

De zorgprofessional hoeft alleen nog maar van zijn ECD gebruik te maken en niet meer in HRM/ financieel systeem te werken.
Daarbij krijgt hij of zij, met minder inspanning, meer informatie over het traject.

Dit bespaart tijd en frustratie en zorgt voor meer en betere tijd voor de client.

Er wordt gebruik gemaakt van de innovatieve, modulair opgebouwde koppelsoftware 'Aorta': makkelijk herbruikbaar en uitbreidbaar

Intellectueel eigendom

Al het intellectueel eigendom ligt bij onszelf. Dit is in contracten vastgelegd.

Organisatie

De implementatie was en is teamwork. Om te beginnen binnen Thorax. Met Monique van Hövell (marketing en sales), Tessa Disco (informatieanalist met sociale academie-achtergrond) en Thierry Smeekes (techniek). En Bertil Brandse als verbinder.
Daarnaast natuurlijk vooral met Neos, in de persoon van Geke Jelsma (Stafmedewerker IT en Gegevensbescherming).
En daarnaast in nauwe samenwerking met de applicaties die we verbinden met deze innovatie: het ECD myneva enerzijds en AFAS anderzijds.

Beschrijving pilotfase

Neos is de 'launching customer' van de innovatie. Na de testfase zijn de pilotfase ingegaan. Op een acceptatieomgeving (vergelijkbaar aan productieomgeving) is drie maanden gewerkt met de koppeling. We monitorden het gebruik dagelijks en zodra er bijstellingen nodig waren, konden we die direct doorvoeren.

Betrokken partners

Neos (Nieuwe Eindhovense Opvang Stichting) - gebruikersorganisatie
Thorax informatieprojecten & advies - koppelsoftware en projectmanagement
myneva - leverancier myneva
IJK - adviseur m.b.t. AFAS

Aantal gebruikers pilot

11-100

Onderzoeksresultaten

De pilot leverde veel op. We zagen dat de koppeling direct goed gebruikt werd, maar dat er in de praktijk nog kleine verbeteringen mogelijk waren. Die zijn steeds 'direct', binnen enkele dagen uitgevoerd. Aan het einde van de pilot is de functionaliteit officieel geaccepteerd en is de functionaliteit overgezet naar productie.

Rapportage pilot

Presentatie Thorax-koppeling Myneva - AFAS.pdf

Implementatiestrategie

Aanname: met implementatie wordt bedoeld de implementatie bij de eerste gebruikersorganisatie (en implementatie bij tweede en volgende organisaties valt onder opschaling)

We hebben er voor gekozen het niet in een hoekje van de organisatie uit te proberen, maar direct in de productie, voor alle potentiële gebruikers beschikbaar. Dit vergt vertrouwen van de organisatie en daar zijn we dankbaar voor. Het voordeel is: het komt direct ten goede van alle potentiële gebruikers en die kunnen er direct van profiteren.
Om de acceptatiegraad te verhogen zijn gebruikers vanaf het begin betrokken. Bij het ontwerp, de ontwikkeling en het testen. Voor livegang is er duidelijke communicatie geweest, ondersteund door instructie. Tevens is eer helpdesk ingericht om vragen direct te kunnen beantwoorden.

Behaalde prestaties of gewonnen awards

Het voor elkaar krijgen van dit project is een prestatie waar we trots op zijn. Maar meer nog de bevestiging, al in de eerste weken van het nut: gebruikers van Neos gebruiken de koppeling massaal en geven aan er erg blij mee te zijn.

Productontwikkeling

Aanvullende mogelijkheden van koppeling tussen ECD (myneva ) en HRM/ financieel (AFAS):
- Incidentele en beleidsmatige vergoedingen voor stagiaires en vrijwilligers
- Financiën rondom medewerkers, reiskosten verantwoording in het ECD / verwerken in AFAS
- Urenregistratie
- Verlofadministratie

Van HRM/ financieel (AFAS) naar ECD (myneva):
- Account toevoegen, aanpassen, verwijderen (of op inactief)
- Gebruikersrechten instellen of aanpassen

Internationale ambitie

Geen. We richten ons (vooralsnog) op Nederland.

Omzet

€ 11-100k