Randvoorwaarden voor implementatie:
De implementatieactiviteiten kennen vier stappen:
• installatie en voorbereiding;
• introductie en acceptatie;
• stimulering gebruik;
• organisatie randvoorwaarden.
Installatie en voorbereiding
• Een goede installatie van het programma is een randvoorwaarde voor het gebruik. Goede instructie is van belang. Verder is het binnen de intramurale setting van belang om voor en tijdens de installatie de ICT-afdeling te betrekken.
• Voldoende aandacht geven aan begeleiding/instructie tijdens de introductie bij de doelgroep. Het eerste gebruik is dan laagdrempelig. De begeleiding bestaat uit uitleg over het programma, het opstarten, het samen spelen en ‘aanmoedigen’.
• Er zijn verschillende opties voor de begeleiding: vrijwilligers, mantelzorgers, activiteitenbegeleiders, zorgverleners, fitnessinstructeurs, en mogelijk nog anderen. Voorafgaand wordt altijd nagegaan of ze bereid zijn deze taak te vervullen en of ze er voldoende tijd voor vrij kunnen maken.
• Wanneer er intramuraal gekozen wordt voor vrijwilligers, activiteitenbegeleiders en/of zorgverleners als begeleiders, dan zorgen wij voor een goede instructie. Een groepstraining werkt het best vanwege de effectiviteit en de onderlinge steun (peer support). Tijdens de training wordt ook aandacht gegeven aan het betrekken van ouderen. De begeleiders vormen immers ook een groep van ambassadeurs.
Introductie en acceptatie
• De introductie van Fitavie bestaat uit communicatie met de doelgroep en de betrokken professionals, vrijwilligers en/of mantelzorgers. Zij moeten op de hoogte zijn van de beschikbaarheid van het programma, weten waarvoor het programma kan worden ingezet en ze moeten bereid zijn ermee te werken. Communicatie verloopt via diverse kanalen, zoals social media, advertenties, Alzheimer en Parkinson cafés en via de netwerken van partners (zowel intramuraal als extramuraal).
• Betrokkenen moeten het programma zelf ook ervaren. Dat heeft een positief effect op de acceptatie. Demonstraties op beurzen, seminars o.i.d. en inloopsessies (intramuraal) zijn hiervoor uitermate geschikt. Dit gebeurt op plekken waar de doelgroep zich bevindt.
• Het is belangrijk dat de eerste kennismaking positief is. Voor een demonstratie zijn dan ook laagdrempelige oefeningen geschikt, zodat de oudere meteen succes ervaart. Aan professionals, begeleiders en mantelzorgers zullen meer verschillende mogelijkheden van het programma gedemonstreerd worden
• Andere vormen van communicatie, zoals een flyer of een filmpje kunnen ondersteunend zijn. Veel ouderen vinden het prettig de informatie van een inloopsessie of demonstratie later nog eens rustig te bekijken. Voor de verspreiding van deze informatie worden algemene communicatiekanalen gebruikt.
• Ambassadeurs zijn belangrijk. Dit kunnen natuurlijk enthousiaste ouderen zijn, maar ook zorgprofessionals of personen met landelijke bekendheid en betrokken bij de doelgroep. Het is van belang dat zij in hun verhaal een realistisch beeld schetsen van het programma (dus ook niet té positief) en kunnen ingaan op vooroordelen en angsten.
Stimulering gebruik
Hieronder de uitgangspunten en adviezen waarmee wij het gebruik van Fitavie aantrekkelijk en laagdrempelig willen maken/houden.
• Wij streven naar de juiste uitdaging. Het niveau moet niet te laag zijn, maar zeker ook niet te hoog. Bij het eerste gebruik is het van belang ouderen een succeservaring mee te geven. De begeleider (mantelzorger/zorgprofessional) heeft een belangrijke rol bij de juiste niveau-instelling.
• Ervaren van plezier is zeer belangrijk. Beleving is een belangrijke aspect (drijfveer) in de realisatie van ons programma. Beleving is ook voor 75% van de mensen een reden om te gaan sporten. De ervaring leert verder dat ouderen een bewegingsgame soms anders spelen dan bedoeld. Zolang ze dat zelf niet erg vinden, het geen gevaar oplevert en plezier ervaren tijdens het spelen, is dit niet erg. En een te strikte bijsturing door de begeleider (je doet het niet goed) kan juist averechts werken. Dit geven wij ook aan bij de instructie. Het is beter een flexibele opstelling te kiezen en eventueel geleidelijk bij te sturen.
• Maak er een gezellige activiteit van. Veel ouderen geven aan dat de gezelligheid van samen spelen de grootste motivator is. Begeleiders en mantelzorgers hebben een faciliterende rol in het creëren van een goede sfeer. Die rol krijgt bijvoorbeeld gestalte door mensen aan te moedigen, toe te juichen en hen eventueel te helpen. Ook kan de begeleider het samen spelen stimuleren.
• Combineer het programma met andere bewegingsactiviteiten. Bewegen hoeft niet altijd via het programma te gebeuren. Combineer het gebruik van het programma ook eens met het maken van een wandeling of met andere bewegingsactiviteiten.
• Zorg voor zichtbaarheid van het programma. Zichtbaarheid is belangrijk om ouderen uit te nodigen en te stimuleren om te (blijven) gebruiken. Het zorgt ervoor dat de mogelijkheid om te programma (te gebruiken) bekend is en niet vergeten wordt. Een centrale en/of toegankelijke ruimte die een groot deel van de tijd beschikbaar is (in de huiskamer of de woongroep), vergroot de mogelijkheden om te spelen op tijdstippen die ouderen prettig vinden.
• Bevorder regelmaat. Regelmaat is van belang om het gebruik van het programma in te slijten in een dagelijks/wekelijks patroon. Momenten kunnen zijn meteen bij het opstaan, de ochtend met de koffie, of elke woensdagmiddag na de lunch. Regelmaat wordt bevorderd door het programma gedurende een langere periode op dezelfde momenten aan te bieden. Het is aan te raden de meest geschikte momenten af te stemmen met de doelgroep en de mantelzorgers en zorgprofessionals.
• Integreer het programma zoveel mogelijk in preventie-, welzijn- en zorgactiviteiten. Wij adviseren begeleiders en zorgverleners zoveel mogelijk om het programma mee te nemen in reguliere activiteiten. Een extra reden daarvoor is dat het gebruik van het programma relatief eenvoudig te relateren is aan bestaande activiteiten en doelen. Bovendien is op deze manier de aanwezigheid van begeleiding vaak meteen afgedekt.
Organisatie randvoorwaarden
• Mensen. Voor de intramurale setting is het belangrijk dat een intern verantwoordelijke is die het project (vooral implementatie) kan coördineren. Belangrijk is dat deze persoon voldoende tijd beschikbaar heeft, een breed netwerk heeft binnen de organisatie, affiniteit heeft met bewegen en anderen hierin mee kan krijgen. Voor de extramurale setting is het van belang dat de zorgcirkel (familie om de oudere heen) kennis van het programma en tijd om in te stellen hebben.
• De ruimte. Zorg dat er voldoende ruimte beschikbaar is waar het programma kan worden gebruikt. Beoordeel of er aanpassingen van de ruimte nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan voldoende stopcontacten, goede verlichting, aanwezigheid van een groot scherm of gebruik van de TV, voldoende bewegingsruimte, voldoende koeling en een gezellige sfeer. Let ook op de veiligheid van de ruimte (geen losse kleedjes of snoeren). En er moet voldoende ruimte zijn om met elkaar mee te kijken en aan te moedigen.
• ICT support. Met name voor de intramurale setting. Zorg dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor onderhoud, reparaties, wifi en gebruikersvragen.
• Beschikbaarheid informatie en instructie. De informatie over het gebruik van het programma moet eenvoudig te vinden zijn, bijvoorbeeld op via instructie in de app en op de website, internet of in flyers die op een centrale plek liggen. Ouderen, mantelzorgers en medewerkers kunnen dan de informatie die ze eerder hebben gekregen nog eens rustig nalezen. Na instructiemomenten laten wij altijd diverse uitgeprinte handleidingen achter.
