Innovatie

ARNA

Opschaling

Met ARNA organiseer je het volledige hulpmiddelenproces op één plek. Zorgprofessionals vinden sneller het juiste hulpmiddel en de juiste informatie, terwijl de organisatie grip krijgt op beschikbaarheid, beheer, inzet en kosten.

- ARNA brengt productinformatie, aanvragen, bestellen, uitleen, retour en intern beheer samen in één centrale omgeving.
- Met ARNA Plus wordt dit uitgebreid naar onder andere voorraad, aanschaf, huur, onderhoud, vervanging en leveranciersbeheer.
- ARNA Mesh voegt automatische locatiebepaling toe.

Zo verandert een versnipperd hulpmiddelenproces in één overzichtelijke werkwijze voor de hele organisatie.

Domotica

Digitalisering

Hulpmiddel

Informatie-uitwisseling

Overige

Regio Friesland

Help ons versnellen

We willen graag opschalen en nog meer zorgorganisaties helpen met het efficiënter maken van het huidige zorgproces. Dit kunnen we doen door met elkaar het gesprek aan te gaan en onze applicatie nog beter te maken. We komen dus graag in contact met nóg meer zorgorganisaties om onze applicatie beter te maken en te laten zien wat het inhoudt.

Iris Wagenaar

https://www.arna.nl

Probleemstelling

Het hulpmiddelenproces is vaak versnipperd. Zorgorganisaties werken dagelijks met grote aantallen hulpmiddelen, verschillende leveranciers, locaties en afdelingen. Toch ontbreekt vaak één centrale werkwijze voor het vinden, aanvragen, gebruiken, beheren en retourneren van hulpmiddelen.

Oplossing

Binnen zorgorganisaties is informatie over hulpmiddelen vaak verspreid over verschillende systemen, afdelingen, locaties, documenten en medewerkers. Een zorgprofessional zoekt bijvoorbeeld naar een hulpmiddel of gebruiksinstructie, controleert de beschikbaarheid, vraagt een collega waar iets staat of moet voor een aanvraag schakelen tussen verschillende systemen.
Iedere afzonderlijke handeling kost misschien maar enkele minuten. Opgeteld over honderden medewerkers, meerdere locaties en een heel jaar ontstaat echter een aanzienlijk verlies aan tijd en aandacht.

Ook voor de organisatie heeft die versnippering gevolgen. Het wordt moeilijker om te bepalen welke hulpmiddelen beschikbaar zijn, waar ze worden gebruikt, wat opnieuw kan worden ingezet en wanneer aanschaf, huur, onderhoud of vervanging daadwerkelijk nodig is.

ARNA brengt deze informatie en processen samen. Daardoor hoeven medewerkers minder te zoeken en administreren en krijgt de organisatie meer grip op het gebruik en beheer van hulpmiddelen.

VWS-missies

ARNA draagt vooral bij aan Missie II: het anders organiseren van zorg met behoud van toegankelijkheid en kwaliteit bij een steeds schaarser wordende arbeidsmarkt. ARNA brengt het hulpmiddelenproces samen in één digitale omgeving. Hierdoor besteden zorgprofessionals minder tijd aan zoeken, navragen, controleren en administreren en krijgt de organisatie meer inzicht in beschikbaarheid, gebruik en inzet van hulpmiddelen.

Dat sluit aan bij de ambitie van VWS om innovaties in te zetten die zorgmedewerkers meer ruimte geven om met dezelfde personeelsinzet meer en betere zorg te verlenen, administratieve handelingen verminderen en schaarse capaciteit doelmatiger inzetten.

Daarnaast ondersteunt ARNA doelmatiger en circulair hulpmiddelengebruik. Door bestaande hulpmiddelen beter vindbaar en beschikbaar te maken en inzicht te geven in gebruik en locatie, kunnen organisaties hergebruik en herverdeling stimuleren en onnodige aanschaf of huur beperken. Daarmee raakt ARNA ook aan Missie I, waarin vermindering van grondstoffengebruik en circulair werken als belangrijke innovatierichtingen worden genoemd.

Indirect kan ARNA bijdragen aan Missie III en IV door de beschikbaarheid en inzet van passende hulpmiddelen beter te organiseren voor onder andere mensen met een chronische beperking, ouderen en mensen met dementie.

Doelgroep

ARNA is ontwikkeld voor zorgorganisaties die hun hulpmiddelenproces organisatiebreed willen verbeteren.
Voor zorgprofessionals betekent dit sneller beschikken over het juiste hulpmiddel en actuele informatie, met minder zoeken, navragen en administreren. Voor inkoop, facilitair beheer en productbeheer ontstaat meer inzicht in producten, beschikbaarheid, aanvragen, leveranciers, aanschaf, huur, onderhoud en retour. Voor management en finance biedt ARNA een betere basis om te sturen op productwaarde, gebruik, kosten, investeringen en risico's. En voor project- en innovatiemedewerkers biedt ARNA een centrale werkwijze waarmee nieuwe hulpmiddelen niet alleen kunnen worden geïntroduceerd, maar ook organisatiebreed kunnen worden geborgd.

Verlaging zorgkosten

ARNA kan op meerdere plaatsen in het hulpmiddelenproces bijdragen aan lagere kosten en een doelmatiger inzet van beschikbare middelen. Door inzicht te geven in welke hulpmiddelen beschikbaar zijn en hoe deze worden ingezet, kunnen organisaties bestaande hulpmiddelen beter benutten voordat opnieuw wordt aangeschaft of extern gehuurd. ARNA Plus breidt dit uit met integraal beheer van onder andere aanschaf, voorraad, huur, leveranciers, onderhoud, vervanging en retour. ARNA Mesh voegt actuele locatie-informatie toe, waardoor beter zichtbaar wordt waar traceerbare hulpmiddelen zich daadwerkelijk bevinden.

Daarnaast vermindert ARNA tijd die medewerkers besteden aan zoeken, controleren, navragen en administreren. Dit levert vooral capaciteitswaarde op: vrijgespeelde werktijd is niet automatisch een directe financiële besparing, maar kan worden ingezet voor zorg en andere kerntaken.

De actuele VVT-waardecases illustreren de potentiële impact. In het basisscenario bedraagt de berekende jaarlijkse waarde circa €96.900 voor ARNA Basis, €277.500 voor ARNA Plus en €453.210 voor ARNA Mesh. Dit zijn illustratieve rekenvoorbeelden en geen gegarandeerde klantbesparingen. De werkelijke waarde is afhankelijk van onder andere omvang, gebruik, implementatie, aanschafvolume en de bestaande werkwijze van de organisatie.

Verdienmodel

ARNA wordt aangeboden als schaalbare softwareoplossing voor zorgorganisaties. Het verdienmodel bestaat uit terugkerende licentie-inkomsten, waarbij de prijs afhankelijk is van de omvang van de organisatie en de gekozen functionaliteiten. Aanvullende kosten kunnen gelden voor inrichting, implementatie, koppelingen en aanvullende dienstverlening. Voor ARNA Mesh komen daar kosten voor de infrastructuur voor automatische locatiebepaling bij.

Geïnvesteerd vermogen

€ 100 duizend-1miljoen

Concurrentie

De belangrijkste concurrentie van ARNA bestaat niet alleen uit andere softwareoplossingen, maar ook uit de huidige versnipperde werkwijze binnen zorgorganisaties.

Zonder een integrale oplossing wordt informatie over hulpmiddelen vaak bijgehouden in verschillende systemen, Excel-lijsten, documenten, e-mails en lokale registraties. Medewerkers zijn daarnaast afhankelijk van leveranciersportalen en de kennis van collega's. Voor voorraad, bestellen, onderhoud, huur en andere processen kunnen afzonderlijke systemen worden gebruikt.
Het gevolg is dat medewerkers tussen bronnen en systemen moeten schakelen en dat informatie over beschikbaarheid, gebruik, locatie en kosten niet vanzelf in één proces samenkomt.

ARNA onderscheidt zich door het volledige hulpmiddelenproces vanuit één platform te ondersteunen: van productinformatie, aanvragen en intern beheer tot voorraad, aanschaf, huur, onderhoud, leveranciers en retour. Met ARNA Mesh wordt daar automatische locatiebepaling aan toegevoegd.

De financiële waarde ontstaat onder meer door minder tijd kwijt te zijn aan zoeken en administreren, bestaande hulpmiddelen beter te benutten, onnodige aanschaf en vervanging te beperken, beheerprocessen efficiënter te maken en externe huur en verbruiksartikelen doelmatiger te organiseren.

Unieke kenmerken

Het innovatieve karakter van ARNA zit in het samenbrengen van informatie, processen en de fysieke werkelijkheid rond hulpmiddelen in één schaalbaar platform.

- ARNA Basis biedt één centrale omgeving voor actuele artikelinformatie, gebruiksinstructies, beschikbaarheid, bestellen en intern beheer.

- ARNA Plus verbindt dit met de bredere productketen, waaronder aanschaf, voorraad, huur, leveranciers, onderhoud, vervanging en retour.

- ARNA Mesh voegt automatische locatiebepaling toe. Traceerbare producten kunnen via Bluetooth-technologie automatisch aan een actuele locatie of zone worden gekoppeld. Hierdoor wordt de organisatie minder afhankelijk van medewerkers die iedere verplaatsing handmatig en correct registreren.

Het onderscheid zit daarmee niet in één losse functie, maar in de combinatie van centrale productinformatie, procesondersteuning, integraal beheer en automatische locatie-informatie. Organisaties kunnen bovendien stapsgewijs uitbreiden naarmate hun behoefte aan processturing groeit. Daarnaast is alle data die het platform verzamelt van de klant zelf en zijn we onafhankelijk van producten: elke innovatie en/of technologie kan toegevoegd worden.

Organisatie

ARNA is ontwikkeld vanuit DARE Health Innovation, een Nederlandse zorginnovatieorganisatie die zich richt op het ontwikkelen en toepassen van technologische oplossingen voor de zorg. Vanuit de praktijk wordt gekeken waar zorgprofessionals en zorgorganisaties tegenaan lopen en hoe technologie kan bijdragen aan werkbare oplossingen.

Beschrijving pilotfase

Vanuit Anders Werken in de Zorg Fryslân zijn er acht verschillende zorgmedewerkers (eindgebruikers) geselecteerd uit vijf verschillende organisaties. Met deze groep eindgebruikers is middels design research onderzoek gedaan naar de pijnpunten in de dagelijkse praktijk, zo geheten “day in the Life”. De prototypes werden getoetst bij de collega’s van design groep leden. Hierdoor zijn in totaal, 100 zorgverleners betrokken geweest bij het design van ARNA. Door de co-creatie sluit ARNA aan bij het werkproces van de zorgverleners in dagelijkse praktijk en past het ook binnen de bestaande systemen van zorgorganisaties.

Een aantal jaren verder hebben we het platform doorontwikkeld met ZuidOostZorg en inmiddels zijn deze samenwerkingspartners uitgebreid.

Betrokken partners

ARNA wordt doorontwikkeld in samenwerking met zorgorganisaties en vanuit de dagelijkse praktijk van zorgprofessionals. Onder andere ZuidOostZorg, Zorggroep Sint Maarten, Zorggroep Sint Maarten en Zorggroep Hof en Hiem zijn betrokken bij de toepassing en verdere onderbouwing van ARNA. Samen met kennispartners wordt onderzoek gedaan naar de meerwaarde van ARNA voor het logistieke en administratieve proces rondom zorghulpmiddelen, waaronder de effecten op efficiëntie, werkdruk, informatievoorziening en passende inzet van hulpmiddelen.

Aantal gebruikers pilot

11-100

Onderzoeksresultaten

"Bij de ontwikkeling van ARNA is de eindgebruiker van begin af aan intensief betrokken geweest. Dit geeft het gevoel dat de app ook echt voor zorgverleners ontwikkeld wordt. Er is goed geluisterd naar de problemen waar zorgverleners tegenaan loopt en hoe ARNA dit probleem op zou kunnen lossen en veel ‘zoektijd’ te besparen. ARNA zou een hele fijne nieuwe ‘zorg’ collega kunnen worden.” - Zorgverlener

“Wij willen graag hoge kwaliteit foto’s van de producten kunnen zien en dan inzoomen op alle details.” - Zorgverlener

Die vraag was voor ons de reden om Augmented Reality (AR) te gebruiken. Zorgverlener kunnen hierdoor gedetailleerde informatie krijgen die ze snel helpt om het probleem op te lossen. Uit onderzoek blijkt dat driedimensionaal leren en informatie ontvangen beter beklijft. Daarnaast zijn zorgmedewerkers praktische denkers en moeten ze in het moment kunnen handelen. Met AR kun je een product levensecht projecteren en plaatsen in de ruimte en er omheen lopen en andere relevantie informatie toevoegen. Daarnaast is AR op smartphone en tablet een kijkje in wat nog komen gaat met de AR glasses. Meer handen vrij en meer handen aan het bed.

Implementatiestrategie

Twee medewerkers houden zich bezig met het implementatie- en borgingsproces. We verzorgen dit van A tot Z en aan de hand van vijf fases (met als kers op de taart de behoudfase) zorgen we ervoor dat klanten nergens om hoeven te denken.

Reeds in gebruik

- ZuidOostZorg
- Zorggroep Sint Maarten
- Coloriet
- Hof en Hiem
- TZA Drenthe/Groningen
- Zorggroep Apeldoorn

Productontwikkeling

ARNA wordt continu doorontwikkeld op basis van behoeften uit de zorgpraktijk. Ervaringen van zorgprofessionals, beheerders, inkopers en andere betrokkenen binnen zorgorganisaties vormen belangrijke input voor de verdere ontwikkeling van het platform.

Omzet

€ 11-100k