Help, hoe maak ik een business case? 

Een business case is voor non-believers. Deze reactie kreeg ik een aantal jaar terug. Visie en vertrouwen in een zorginnovatie zijn belangrijk voor het succes op lange termijn. Maar het is een illusie om te denken dat de business case er helemaal niet toe doet. Inzicht in de business case kan besluitvorming over de inzet en financiering van zorginnovaties ondersteunen of zelfs versnellen. Vind jij het lastig om een business case op te stellen? Dan vind je in deze blog 7 tips die je op weg helpen. 

Zorginnovaties beloven bijna allemaal bij te dragen aan een hogere kwaliteit van zorg en/of lagere zorgkosten. Toch blijven de zorgkosten flink stijgen. Onder druk van de stijgende uitgaven wordt het steeds belangrijker om inzicht te geven in de toegevoegde waarde van zorginnovaties. Een business case wordt hierbij steeds vaker vereist voordat een innovatie wordt ingezet of opgeschaald. 

Verschillende soorten business cases 

Er zijn verschillende manieren om een business case op te stellen. De meest gebruikte vorm is de financiële business case. Je kijkt hierbij naar alle financiële investeringen en opbrengsten. Het gaat zowel om eenmalige als structurele kosten en opbrengsten. Deze business case wordt vaak vanuit het perspectief van één stakeholder opgesteld. Bijvoorbeeld door een zorgaanbieder om te bepalen of een innovatie na een subsidieproject ook structureel kan worden gefinancierd.  

Een andere optie is het opstellen van een maatschappelijke business case. Hierin neem je ook de maatschappelijke kosten en baten mee. Denk hierbij aan opbrengsten zoals betere gezondheid, kwaliteit van leven of werkplezier. In een maatschappelijke business case wordt het perspectief van verschillende betrokken stakeholders meegenomen. Hierdoor ontstaat naast inzicht in het maatschappelijke rendement ook inzicht in de verdeling van de kosten en baten tussen de stakeholders. De Erasmus Universiteit publiceerde vorig jaar dit handige overzicht waarin ze verschillende methodieken beschrijven voor het opstellen van een maatschappelijke business case. 

7 tips voor het opstellen van een business case

Een business case opstellen is voor veel mensen een ver van hun bed show. Het klinkt ingewikkeld. Ik merk dat mensen denken dat ze dit niet kunnen of niet weten waar ze moeten beginnen. Maar als je het stap voor stap aanpakt, kom je vaak veel verder dan je denkt. Hieronder vind je 7 tips om je op weg te helpen. 

1. Bepaal het doel van de business case 

Wat wil je bereiken met het opstellen van de business case? Is het een interne business case of wil je vooral de toegevoegde waarde zichtbaar maken? Afhankelijk van het doel kun je ook een keuze maken voor welk type business case hierbij past. Kies je voor een financiële of een maatschappelijke business case? Het doel bepaalt bovendien wie je moet betrekken bij het opstellen van de business case. 

2. Zorg dat de afbakening helder is 

Beschrijf de setting waarin de zorginnovatie wordt ingezet. Denk aan vragen zoals: voor wie, wanneer, met welk doel, op welke wijze en hoe lang zet je de innovatie in? Op basis hiervan kun je de business case gaan modelleren. Door dit vooraf goed te beschrijven wordt duidelijk op welke situaties de business case van toepassing is. Indien je nog in de opstartfase zit, kan het handig zijn een aantal jaar vooruit te kijken. Zodat ook de potentie van de zorginnovatie duidelijk wordt. 

3. Betrek de belangrijkste stakeholders 

Je kunt natuurlijk een business case maken achter je bureau. Maar zodra de innovatie meer impact heeft of afwijkt van de reguliere zorgprocessen, is het verstandig om de betrokkenen mee te nemen in het opstellen van de business case. Bij een maatschappelijke business case is het betrekken van de stakeholders zelfs een vereiste. Betrek de interne/externe stakeholders vanaf het begin. Hoewel het kan leiden tot meer discussie, zorgt het ook voor meer draagvlak voor de uitkomst. 

4. Maak het niet te complex 

Het opstellen van een maatschappelijke business case kan behoorlijk wat uitzoekwerk met zich meebrengen. Hierdoor kan een complex model ontstaan met allerlei variabelen en aannames. Zorg dat je vooral de zaken meeneemt die er echt toe doen en waarvan je verwacht dat ze impact hebben op de business case. Een mooie vuistregel van Albert Einstein hierbij is ‘alles moet zo simpel mogelijk gemaakt worden, maar niet simpeler’. 

5. Begin met aannames 

Voor veel zorginnovaties geldt dat er nog niet veel data of bewijs beschikbaar is. Dit betekent dat je zult moeten starten met aannames. Welke investeringen en opbrengsten verwacht je? En hoe kun je dit vervolgens in de praktijk onderzoeken of toetsen? Om te komen tot aannames kun je praktijkervaringen ophalen, literatuuronderzoek benutten, input ophalen bij experts of in sommige gevallen zul je zelf een inschatting moeten maken. 

6. Beter slim gejat 

De afgelopen jaren zijn steeds meer (maatschappelijke) business cases gepubliceerd. Kijk altijd of er voor jouw zorginnovatie al vergelijkbare business cases beschikbaar zijn. Mogelijk kun je deze volledig gebruiken of kun je onderdelen benutten als basis voor jouw eigen business case. Een volledig overzicht van beschikbare business cases is er niet. Maar als je hier via internet naar zoekt vind je al snel wat voorbeelden. 

7. Reken jezelf niet rijk 

Niets is zo ongeloofwaardig als een business case die gouden bergen belooft. In de praktijk zijn er vaak meerdere initiatieven die zich richten op dezelfde doelen, zoals het verbeteren van de kwaliteit of doelmatigheid van zorg. Daarnaast zijn ook niet alle opbrengsten volledig te verzilveren. Het maakt jouw business case geloofwaardiger als je laat zien dat je hier rekening mee houdt. Dit kun je doen door de opbrengsten niet voor 100% mee te nemen in de berekening of indirecte effecten niet mee te nemen. 

Ik hoop dat je met deze tips een eerste aanzet kan maken voor jouw business case. Je kunt dit het beste eerst kwalitatief doen en daarna steeds verder kwantificeren. Een voorbeeld dat interessant is om te bekijken is de ‘Maatschappelijke business case beeldzorg’ van VitaValley. Hierin worden de verschillende stappen in eerste instantie ook vooral kwalitatief beschreven.  Daarnaast vind je op de website van Vilans een aantal voorbeelden gericht op de inzet van e-health thuis die ook kwantitatief zijn uitgewerkt. Ik wens je veel succes! 

Geschreven door Janneke de Groot: zorgvernieuwer en eigenaar van innovatieadviesbureau Amplitudo. Zij adviseert en coacht zorgorganisaties bij het implementeren van zorginnovaties. In deze blogreeks voor ZorgInnovatie deelt zij inspiratie, inzichten en praktische tips over innoveren met impact.