5 valkuilen bij het schrijven van een plan van aanpak

Ben jij een zorgvernieuwer? Het kan best lastig zijn om een plan te schrijven voor je innovatieproject. Sommigen zorgvernieuwers beginnen al te zuchten bij het woord ‘plan’. Je begint liever gewoon, dan het eerst allemaal uit te schrijven. Waar moet een goed plan van aanpak eigenlijk écht aan voldoen? In deze blog gaat Janneke de Groot in op 5 belangrijke valkuilen en geeft zij tips om te komen tot een overzichtelijk en praktisch stappenplan.

Valkuil #1: het ontbreken van het probleem 

Natuurlijk weet jij precies waarom je dit project wilt gaan doen. Maar vergeet niet om dit ook duidelijk op te schrijven in je plan. Een valkuil is dat het probleem heel kort wordt beschreven om vervolgens veel aandacht te besteden aan de oplossing. Maar om mensen mee te nemen in jouw plan is het belangrijk dat ze begrijpen waarom dit nodig is. Hierbij geldt hoe specifieker je het probleem kunt beschrijven hoe beter. Denk hierbij ook aan de omvang en de urgentie. 

Valkuil #2: het ontbreken van een concreet doel 

Misschien is deze valkuil voor sommigen moeilijk te geloven. Maar het komt vaker voor dan je denkt: het ontbreken van een concreet doel. Een doel geeft richting aan het project. Wat wil je bereiken en wanneer is het project geslaagd? Een concreet doel helpt om focus aan de brengen in de aanpak en de voortgang te bepalen. Als een doel te vaag blijft, is het lastig om hierop (bij) te sturen. 

Valkuil #3: het ontbreken van helder inzicht in de huidige situatie 

Om de aanpak te bepalen heb je twee punten nodig: het doel en de huidige situatie. Inzicht in de huidige situatie is essentieel om te bepalen wat er nog ontbreekt. Inventariseer daarom altijd wat er al wel is en wat er nog ontbreekt. Hierbij kun je onderscheid maken in 3 verschillende niveaus (zie figuur). 

Valkuil #4: het benoemen van teveel activiteiten 

Het benoemen van de activiteiten vormt de kern van het plan van aanpak. Een valkuil is om hier heel veel verschillende activiteiten te benoemen. Het idee is dat je laat zien dat je aan alles hebt gedacht en alles tot in de puntjes hebt uitgewerkt. Het risico is echter dat het te complex wordt en het onderscheid tussen hoofd- en bijzaken verdwijnt. Focus liever op 3-5 activiteiten die je goed uitvoert, dan dat je 15 activiteiten half doet. Dit zorgt voor meer overzicht en meer resultaat. 

Valkuil #5: onduidelijke afspraken over wie, wat, wanneer doet 

Aan het einde van het plan van aanpak bepaal je wie, wat, wanneer gaat doen en wat je hiervoor nodig hebt. Dit is cruciaal voor de uitvoering van het project. Toch worden hier, vooral bij interne projecten, vaak vage afspraken over gemaakt. Denk aan uitspraken als: ‘we moeten hier de komende tijd allemaal prioriteit aan geven’. Maar dit kan iedereen anders interpreteren. Zorg dat de afspraken hierover zo concreet zijn dat er geen verwarring over kan ontstaan. 

Een goed plan van aanpak hoeft niet lang en ingewikkeld te zijn. Ik hoop dat je de belangrijkste valkuilen (voortaan) herkent. Als je deze valkuilen weet om te buigen naar sterke punten, dan heb je een krachtige basis voor jouw plan.  Wil je aan de slag met de verschillende genoemde onderdelen en tips, download dan ook gratis de ‘quick scan innoveren met impact’. Hierin worden de verschillende onderdelen van een praktisch stappenplan verder toegelicht en vind je handige formats om zelf mee aan de slag te gaan. 

Geschreven door Janneke de Groot: zorgvernieuwer en eigenaar van innovatieadviesbureau Amplitudo. Zij adviseert en coacht zorgorganisaties bij het implementeren van zorginnovaties. In deze blogreeks voor ZorgInnovatie deelt zij inspiratie, inzichten en praktische tips over innoveren met impact.